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WorldCafé

Lebens- & Arbeitswelten mit Zukunft:
Die Kunst des Gastgebens für Sinnvoll Wirtschaften

veröffentlicht: 06.11.2017 · Franziska Köppe | madiko
aktualisiert: 05.11.2019 · Franziska Köppe | madiko

World Café

WorldCafés sind ein (ergebnis)offenes Veranstaltungsformat, bei dem Gespräche in „Kaffeehaus-Atmosphäre“ im Mittelpunkt stehen. An Café-Tischen werden Erfahrungen und Wissen zu konkreten Fragen ausgetauscht. Nach 20 min verteilt sich die Gruppe auf neue Tische. Jede*r Reisende nimmt die entscheidenden Erkenntnisse an den nächsten Tisch mit. Über mehrere Runden wird so ein kreativer Prozess in Gang gesetzt. Dabei arbeiten die Teilnehmer*innen in kleinen Gruppen von 4 bis 5 Personen. Entstehende Gedanken und Ideen notieren sie auf den Papiertischtüchern des Cafés. Auf diese Weise werden die Ergebnisse unmittelbar dokumentiert und das Wissen aller im Raum verbindet sich zu etwas Neuem.
 

  • geeignet für: 12 bis 2.000 Teilgeber*innen
  • Zeit: 1,5 bis 4 Stunden
  • Raum: Café / Kaffeehaus (1 großer Raum, Akustik beachten)
  • Selbstorganisationsgrad der Gruppe: geeignet für gering / mittel / hoch
  • Zahl der Moderator*inn*en: 1, Co-Moderator*in(n*en) bei größeren Gruppen
  • Ergänzende Formate: Perlenlese, Dialog, BarCamp, OpenSpace, Impuls-Keynotes

Im Folgenden formuliere ich meine Antworten auf die häufigsten Fragen zu WorldCafés, die sich mir im eigenen Tun stell(t)en oder die an mich im Rahmen meiner Adhoc-Beratung für Veranstalter herangetragen wurden.

Deine Frage ist nicht dabei und Du möchtest kommentieren, ergänzen, weiterentwickeln? Sehr gern! Schreibe mir oder buche direkt einen Termin in meinem Kalender. Vielen Dank.

Sprache und Konversation sind die fundamentalen Elemente von Innovation, Change Management, Lernen und Entscheidungen in unseren Organisationen, Firmen und Gemeinschaften. Der Schlüssel, ein erfolgreicher Manager und Leader zu sein, liegt in ihrer Fähigkeit, fokussierte Gespräche in ihren Unternehmen zu organisieren.

Arie de Geus

Global Society for Organizational Learning (SoL)

WorldCafé: Grundlagen

Worum geht es (nicht)?

Im Vordergrund steht das offene Gespräch in einer entspannten Atmosphäre. Alle sind gleichberechtigt. Fühlen sich Menschen wohl, fassen sie Vertrauen zueinander. Der geschützte Rahmen ermöglicht es, über die wesentlichen Dinge aufrichtig zu sprechen. Es entsteht ein Umfeld für tiefgründige Konversationen. Hier können neue Gedanken und Ideen entstehen – die Basis für gegenseitigen Respekt und Wertschätzung.

Dabei bleiben wir spielerisch und experimentierfreudig – die Grundvoraussetzung, kreativ und innovativ zu sein. Wir schaffen Teilgebern die Gelegenheit, gemeinsam ein Themenfeld zu erkunden. In mehreren Iterationsstufen setzen wir das schöpferische Potenzial der Gesamtgruppe frei. Die Antworten werden sie persönlich betreffen, sie individuell und die Organisation weiterbringen. Dies ist die Basis für Selbstwirksamkeit und gestärkte Handlungskompetenzen der Beteiligten.

Nicht zu vergessen: Es geht um die Freude am gemeinsamen Gespräch und alle zu Wort kommen zu lassen. An den kleinen Tischen redet man miteinander. Die Teilgeber schauen sich gegenseitig in die Augen. Die Menschen sind persönlich beisammen. Dies ist eine intensive Form des Zuhörens und Nachdenkens. Lassen wir die Wirkung von anderen auf uns zu, können wir durch ihre Perspektiven und Einsichten wachsen. Und wir helfen anderen, an unseren Erkenntnissen zu prosperieren.

Worum geht es nicht? Ein WorldCafé ist ergebnisoffen. Sei bereit für Überraschungen.
Mehr siehe unten Die häufigsten Praxisfehler und Missverständnisse.

Was ist das Besondere?

WorldCafés ermöglichen den Erfahrungs- und Wissensaustausch in einer entspannten (Kaffeehaus)Atmosphäre. Der intensive wie fröhliche Austausch der Menschen weckt Aufbruchstimmung und nutzt die Motivation der Beteiligten. Zusammengeführt aus gleichem Interesse (sonst wären sie nicht dabei) führen sie Gespräche, die sie beschäftigen und voranbringen auf ihrem eigenen Weg. Gelingt es der Moderation und dem Orga-Team, eine angenehme Stimmung zu schaffen, fördern sie den wertschätzenden Dialog an den wirklich wichtigen Themen.

In einem WorldCafé werden Fragen gestellt, auf die wir noch keine Antwort haben. Wir vertrauen darauf, dass sich aus den Gesprächen der Menschen untereinander Antworten auftun. In der Verknüpfung dieser Ideen kann Neues, Innovatives entstehen. Dafür schaffen WorldCafés einen (sozialen) Raum.

Pro Tisch hat stets ein Gastgeber die Ideen des Tisches im Auge. “Reisende” bringen die Kernthesen von anderen Tischen mit. Mit jeder Runde gewinnt der Gastgeber 3 bis 4 neue Ideengeber unterschiedlichster Tische. Gemeinsam verknüpfen und kombinieren sie die Erkenntnisse. Im Verlauf des WorldCafés werden auf diese Weise Muster erkennbar. Innovative Chancen werden erkannt und können von den Beteiligten genutzt werden. Menschen werden ermächtigt, nicht nur ihre besten Ideen zusammen zu entwickeln, sondern auch wirkmächtige Beziehungen untereinander aufzubauen.

Im Setting wird insbesondere Hinhören, Hinterfragen und Verstehen-Wollen (Dialog anstatt andere überzeugen wollen) gefördert. Neue Ideen, Lösungswege und Wissen der Teilnehmer verbreiten sich so leichter. Der Erfahrungsschatz (inklusive der Wissenslücken) im Raum wird gehoben und sichtbar gemacht. Aus der Weisheit der Vielen entsteht eine besondere Kraft, die langanhaltend motivieren kann und für Sinnkopplung mit dem System als Ganzes sorgen kann. Auch in dem Sinne, dass an den erkannten Wissenslücken – sofern sie als wesentlich erachtet werden – gearbeitet werden kann.

Alle Menschen im WorldCafé sind gleichberechtigt. Je diverser die Gruppe desto mehr Blickwinkel können ausgetauscht werden. Sie geben den Rahmen, an einem Thema in mehreren Iterationsstufen oder an verschiedenen Themen stets mit denselben Fragen zu arbeiten. Ziel ist, über die aufeinanderfolgenden Runden zur Essenz dessen zu kommen, was wirklich wichtig für die Person und für die Zukunft der Gemeinschaft wesentlich ist.

Kleine Gruppen erhöhen die Gesprächszeit pro Person und schaffen Augenhöhe unter den Teilnehmern. Auf diese Weise werden möglichst viele Menschen (auch die Introvertierten) einbezogen.

Die Art der Tischwechsel fördert ein Gemeinschaftsgefühl bzw. senkt die Wahrscheinlichkeit von starrer “Grüppchen”-Bildung. Je nach Gruppengröße und Zahl der Runden steigt die Chance, dass jeder mit jedem zusammentrifft. Insbesondere für Tagesveranstaltungen ist dies eine schöne Methode, schnell viele der Teilnehmer intensiv im Arbeiten kennenzulernen.

Diese Effekte können durch eine “Perlenlese” oder andere ergänzende Event-Formate am Ende des WorldCafés verstärkt werden.

Was kann erreicht werden?

Ein WorldCafé ist die Chance, neue Sichtweisen, Umgangsformen und Herangehensweisen kennenzulernen. Damit erhöht es ebenso die Handlungskompetenzen der Teilnehmenden.

Wissen und Weisheit sind bereits vorhanden. Ihre Vernetzung führt dazu, dass innovative Lösungen entstehen können. Das Sichtbar-Machen der unterschiedlichen Erfahrungen und Erkenntnisse eröffnet den Blick auf das System als Ganzes als Ausdruck von Humanismus und Aufklärung.

Dabei ist essentiell, niemanden von der eigenen Sichtweise überzeugen zu wollen. Stattdessen werden Meinungen zugelassen und jeder strebt danach, An-/Einsichten verstehen zu wollen.

Innerhalb kürzester Zeit (ab 90 min) entstehen viele, weiter verwertbare Ideen, die bereits von den Anwesenden auf die Fragestellung hin konkretisiert und geprüft wurden.

Die Kommunikation, Kollaboration wie auch die Kreativität der Teilnehmenden werden gefördert.

Die Interaktion unter Gleichgesinnten stärkt das Zusammengehörigkeitsgefühl und Motivation der Beteiligten. Sie Kommen in die Klarheit: Will ich (bei der weiteren Umsetzung) dabei sein – oder auch nicht. Beides ist wertvoll.

Wann eignet sich ein WorldCafé (nicht)?

WorldCafés können für sich als eigenständige Veranstaltung stehen oder als Element in ein größeres Event eingewoben werden.

Du kannst WorldCafés nutzen, um …

  • Menschen zusammenzubringen.
  • Beziehungen oder Netzwerke aufzubauen oder zu vertiefen.
  • eine Tages-Veranstaltung zu eröffnen.
  • Kreativität und Innovationsfreude durch vernetztes Denken zu fördern.
  • konkrete Lösungen für Fragestellungen in einer mittelgroßen bis großen Gruppe zu erarbeiten.
  • Zukunftsszenarios und Strategien zu entwerfen und zu konkretisieren.
  • in Dialog mit Shareholdern (Kunden, Partner, Bürger) kommen.

Es gibt bessere Event-Formate als ein WorldCafé, …

  • geht es Dir darum, (reine) Informationen (Wissen oder Zahlen/Daten/Fakten) zu vermitteln.
  • um eine Gruppe mit bis zu 12 Personen in den Diskurs zu bringen.

Kniff für Meister*innen

Du solltest ein WorldCafé ebenfalls nicht einsetzen, wenn Dein Auftraggeber ein klares Bild von der Lösung hat und es bereits absehbar ist, dass die von den Teilnehmern entwickelten Ideen ignoriert werden oder im Sande verlaufen. Das löst enorme Frustration bei den Beteiligten aus und wirkt daher kontraproduktiv vor allem in Transformationsprozessen (Glaubwürdigkeit).


Die zentralen Grundprinzipien,
Ablauf und Regeln für WorldCafés

Was sind die zentralen Grundprinzipien?

Ein anregendes Café-Gespräch zu führen, ist nicht schwer – es ist ausschließlich durch die eigene Vorstellungskraft limitiert. Das WorldCafé-Format ist flexibel. Du kannst es auf viele unterschiedliche Gegebenheiten anpassen (siehe unten Adaption). Wendest Du die folgenden Richtlinien in Kombination an, fördern sie kooperativen Dialog, aktives Engagement und konstruktive Handlungsoptionen.

Eines der Charakteristika des Cafés ist, sich von Tisch zu Tisch zu bewegen. Dies erleichtert, neue Menschen zu treffen, aktiv seine Meinung beizutragen und die Essenz der Entdeckungen mit immer größer werdenden Gedanken-Kreisen zu verlinken. Als Reisende tragen die Teilnehmer Schlüsselideen oder Themen zu neuen Tischen und tauschen Perspektiven aus. Dies bereichert den Dialog und die Möglichkeiten für überraschende, originelle Erkenntnisse.

In meiner Erfahrung sind dies die wichtigsten Grundannahmen und Grundprinzipien für die Gruppe:

  • Die Ideen und Lösungsansätze entstehen frei und ergebnisoffen.
  • Die Intelligenz ist bereits im Raum. Sie soll vernetzt und sichtbar gemacht werden.
  • Alle Menschen können gestalten und unternehmerisch denken. Es geht also darum zu fragen, ob sie wollen. Und sie – sofern sie wollen – darin nach Kräften zu unterstützen.
  • Alle Menschen im Café sind gleich und begegnen sich auf Augenhöhe.
  • Suche den Dialog, um zu verstehen.
  • Vermeide Diskussion(en). Es geht jetzt nicht darum, zu überzeugen.

Im Zusammenspiel mit den weiteren Antworten entsteht das Besondere eines WorldCafés, wie oben beschrieben. Gehe sorgfältig damit um, eines dieser erfolgskritischen Elemente wegzulassen. Es ist die Kombination, die das Erfolgsgeheimnis ausmachen.

Wie geht man vor? Welche Methoden werden angewandt?
Vorgehensweise und Spielregeln
  • In 3 (bis maximal 5) Runden werden Ideen und Lösungsvorschläge gesammelt.
  • Dafür werden pro Runde je 1-3 (ergebnisoffene) Fragen gestellt.
  • Alle Teilnehmer dokumentieren die Ideen und Erkenntnisse auf Tischdecken
    (kritzeln / zeichnen / skizzieren / schreiben).
  • Ideen können mit Linien verbunden und Gedanken so vernetzt werden.
  • Pro Tisch kommen 4 … 6 Personen (pro Runde neu) zusammen.
Kommunikationsmethoden am Tisch

Dialog, Brain-Dump und ähnlich.

Welche Rollen & Aufgaben werden verteilt?

Bei einem WorldCafé gibt es 2 Rollen, die vor Ort von den Teilnehmenden freiwillig gewählt werden.

Tisch-Tastgeber

… bleiben am Tisch. Ihre Aufgabe ist, …

  • die Reisenden jeder Runde willkommen zu heißen,
  • die Ergebnisse des Tisches kurz(!) von Runde zu Runde für die Neuankömmlinge zusammenzufassen und
  • darauf zu achten, dass die gewonnenen Erkenntnisse und Ideen auf den Tischdecken notiert werden.
    Optional (kann auch von einem Tischgast übernommen werden): am Schluss im Plenum die zentralen Erkenntnisse des Tisches zusammenzufassen.
Tisch-Gäste / Reisende

… wandern von Tisch zu Tisch für jede Runde. Ihre Aufgabe ist es, …

  • sich wissend wie fragend in den Dialog am Tisch einzubringen,
  • die Erkenntnisse weiterzutragen und
  • die besten, schönsten, pfiffigsten Ideen auf den Tischdecken zu dokumentieren.

 

Kniff für Meister*innen

Da es mir in der Praxis schon begegnet ist bzw. ich danach gefragt wurde: Welche Rollen können Veranstalter*innen, Impulsgeber*innen und Moderator*inn*en innerhalb eines WorldCafés (zusätzlich) einnehmen?

  • Veranstalter*innen können in die Rolle von Reisenden oder Tisch-Gastgeber*inne*n wechseln, sofern sie sich mit aller Konsequenz auf die jeweilige Rolle einlassen. Diese Hüte sollte sich die Person also gut bewusst machen.
  • Impulsgeber*innen können in die Rolle von Reisenden oder bei einem Knowledge-Café auch Tisch-Gastgeber*inne*n wechseln.
  • Moderator*inn*en bleiben Moderator*inn*en und werden nicht Teil der Reisenden / Tisch-Gastgeber*innen. Sie sind verantwortlich für das Setting und den Rahmen. Sie halten den sozialen Raum, den die Gruppe zum Arbeiten braucht. Je nach Kontext können sie zudem als Impulsgeber*innen fungieren.
Was sind die Regeln im Ablauf? (WorldCafé Etikette)
  • Habe Spaß! Spiele, experimentiere und improvisiere.
  • Höre zu, um zu verstehen.
  • Nimm Dir Zeit, Zeit zum Nachdenken.
  • Sei mutig und bringe Dich mit Deinen Ideen und Erfahrungen ein.
  • Spreche mit Deinem Verstand und mit Deinem Herz.
  • Konzentriere Dich auf das, was wichtig ist.
  • Verbinde und vernetze Ideen.
  • Sei kreativ! Schreibe, kritzle, male auf die Tischdecke.
  • Unterstütze andere und schau auf Dich selbst.
Wie ist der Ablauf?

Je nach Umfang und Komplexität des zu bearbeitenden Themas hat sich folgender Ablauf für WorldCafés bewährt (Abwandlungen siehe oben “Wie gestalte ich als Moderator die Inhalte für das WorldCafé?”):

5 … 15 min Blitzlicht der Teilnehmer1 – im Kreis stehend
(Name / Firma / Ort / 3 Schlagworte zum Thema)

2 … 5 min Erläutern der Methode, der Rollen und des Ablaufs
1 … 5 min Tisch-Gastgeber setzen sich, anschließend die Tisch-Gäste

2 … 5 min Rahmen setzen (Gastgeber-Impuls)
20 … 30 min 1. Fragestellung an die Runde geben, anschließend Tisch-Wechsel2
20 … 30 min 2. Fragestellung in die Runde geben, anschließend Tisch-Wechsel2
20 … 30 min 3. Fragestellung in die Runde geben

15 … 40 min Teilen von Ideen in der großen Runde
(oder alternative Methode wie z. B. Perlenlese)

1 … 3 min Abmoderation (ggf. Überleiten in Nachfolge-Format)
 

[ 1 ] Es empfiehlt sich, dies vor Beginn des WorldCafés in einem Kreis vor Ort zu machen. Andernfalls wird die Vorstellungsrunde zumeist in die Runden geholt – was dort Zeit kostet und vom Thema ablenkt. Bei Menschen, die sich kennen, kann statt des Kennenlern-Blitzlicht ein Crew Ressource Management-Auftakt (Name / zu wie viel % bin ich heute in der Lage, mit Krisensituationen umzugehen) sinnvoll sein.
[ 2 ] Regel für den Tischwechsel: Jede*r Reisende des Tisches geht an einen anderen Tisch (ausschwärmen), nimmt die besten Ideen der Runde des Tisches dahin mit und stellt sie dort kurz(!) vor.

Wann ist ein WorldCafé ein WorldCafé (und wann nicht)?

Ein WorldCafé hat folgende Schlüssel-Elemente, die es zum WorldCafé machen:

WorldCafés
… sind eingebettet in einen Kontext.
… alle Teilnehmer sind gleich.
… finden in einem angenehmen Rahmen statt (Café-Atmosphäre).
… erkunden Fragen, die von Relevanz für die Teilgeber sind.
… ermutigen alle, sich aktiv am WorldCafé zu beteiligen und sich einzubringen.
… verbinden unterschiedliche Perspektiven.
… fördern das gegenseitige Verstehen-Wollen und Zuhören.
… teilen gemeinsame Erkenntnisse.

In der Ausgestaltung der einzelnen Punkte gibt es Feinheiten. Prüfe Deine Interpretation eines WorldCafés immer an der Hauptfrage: Gelingt es mir, Menschen in einen wertschätzenden Dialog auf Augenhöhe und in die Selbstwirksamkeit zu bringen?

Adaption und inhaltliche Gestaltung eines WorldCafés

Als Moderator*inn*en sind wir uns mehr und mehr darüber bewusst, dass Menschen teilnehmen wollen. Die meisten wollen jedoch nicht einfach nur anwesend sein – sie wollen aktiv beitragen. Sie wollen einen Unterschied machen. Es ist wichtig, jeden zu ermutigen, seine Ideen und Perspektiven beizutragen und dabei gleichzeitig zu erlauben, dass er auch nur durch (aktives) Zuhören mitwirken kann.

Je nach Kontext und Reifegrad der Gruppe (bezogen auf ihre entwickelte Handlungskompetenz in partizipativen Prozessen) gilt es, das WorldCafé auf die eigenen Bedürfnisse anzupassen. Mir sind 4 Spielarten von WorldCafés bekannt. Ich empfehle, eine davon zu wählen und sie konsequent/konsistent zu moderieren. Je nachdem, für welche Spielart Du Dich entscheidest, variiert das, was Du von Runde zu Runde als neue Aufgabe / Frage an die Gruppe gibst.

Kniff für Meister*innen

Achte dabei darauf, dass die Matrix Deiner Moderation nicht zu komplex wird. Die Teilnehmer*innen müssen sich sowohl ihre Rolle & Aufgabe merken und sollen sich zudem auf die Inhalte fokussieren. ;-)

Siehe dazu unten auch Die häufigsten Praxisfehler und Missverständnisse.

4 Interpretationen für ein WorldCafé

Version 1: Impuls-WorldCafé

Insbesondere für öffentliche WorldCafés eignen sich Impulse, um den Erfahrungs- und Wissensaustausch der Beteiligten anzustoßen und zu inspirieren. Entweder in Form eines zentralen Denkanstoßes zu Beginn / am Ende oder für jede Runde ein neuer Stimulus, über den die Gruppe dann in den Dialog einsteigt. Impulse eignen sich, den Fokus zu schärfen oder aber auch den eigenen Horizont zu erweitern.

Achte dabei darauf, dass die Impulsgeberin / der Impulsgeber maximal denselben Raum hat wie die Gruppe. Mit jedem Impuls wechseln die Teilnehmer vom Mitmachen in eine “Konsumieren”-Haltung. Das kann übereifrige Diskussionen bremsen, es senkt jedoch auch die Energie und den Fluss für tiefere Gespräche.

Laut Hirnforschern liegt die Aufmerksamkeitsspanne eines Menschen bei zirka 20 Minuten. Dies im Hinterkopf erscheint mir folgender Rahmen das Maximum für Impulse:

  • Zu Beginn einen Impuls mit max. 20 min Frontal-Anteil
    (30 … 40 min sofern interaktiv gestaltet)
  • Zum Tischwechsel Impulse mit 5 bis 10 min
    dann mindestens 20 bis 30 min Gespräche
  • Am Ende: Sammeln der Impulse aus der Gruppe (20 min) und Abschluss-Impuls (20 min), der idealerweise noch einen neuen Aspekt einbringt (je nach Gruppengröße 40 bis 60 Minuten für alles)
     

Kniffe für Meister*innen

  • Habe Mut und lasse den Einstiegsimpuls weg! Setze lediglich einen thematischen Rahmen (5 bis 10 Minuten). Du wirst überrascht sein, wie viel die Teilgeber*innen von sich aus mitbringen. Und der Schluss-Impuls wird deutlich wirkungsvoller – weil er die Weisheit der Gruppe ergänzt.
  • Möchtest Du auf den Impuls für die Gruppe nicht verzichten, empfehle ich mit einer ersten Runde zu beginnen, die den Bezug der Teilgeber*innen zum Thema herstellt (Was hat DAS THEMA mit mir zu tun? Wo stehe ich?) und dann vor Runde 2 oder besser noch vor Runde 3 erst den Impuls zu terminieren. Die*der Impulsgeber*in wird dankbar sein (hat sie*er doch viel aufmerksamere Zuhörer*innen) und die Teilnehmer*innen auch, denn sie haben einen hohen Praxisbezug. Zusätzlicher Bonus: Du musst nicht mitten in der Veranstaltung die Teilnehmer erst aus ihrer Lethargie wecken, da sie bis dahin zum Zuhören verdammt waren.
  • Variante: Arbeite mit einer zentralen Frage an allen Tischen durch die ersten beiden Runden. In der dritten Gesprächsrunde können die Menschen zu ihren ursprünglichen Tischen zurückkehren, um ihre Entdeckungen zusammen zu bringen, oder sie “reisen” weiter an neue Tische. Dabei lassen sie denselben oder einen anderen Gastgeber am Tisch sitzen. Entscheide vor Ort, ob Du zu Beginn der dritten Gesprächsrunde eine neue Frage zur Vertiefung der Untersuchung stellst oder nicht. 

Unten findest Du Fallbeispiele und dazugehörige Fragen.

Version 2: Strategie-WorldCafé

Hierbei wird von den Teilgeber*inne*n 1 Thema mit aufeinander aufbauenden Fragen erarbeitet. Thema und Fragen sind für alle Tische gleich. Die Vielfalt der Ideen und Lösungen entsteht durch die Tischwechsel in jeder neuen Runde und mithilfe der Heterogenität der Gruppe.

In meiner Erfahrung hat es sich bewährt, den Kontext für die Ideensammlung und Lösungssuche über einen Gastgeber des WorldCafés (ein Vertreter der Veranstalter, z. B. der Geschäftsleitung) geben zu lassen. Diese Person erläutert kurz(!) die Motivation aus Gastgebersicht und gibt den Gestaltungsrahmen für die Zukunft vor (z. B. Zeit, Budget, Ressourcen, …).

Kniff für Meister*innen

Wichtig erscheint mir, klar zu kommunizieren, was mit den Ergebnissen passiert und wozu eingeladen wird (z. B. zum Erfahrungsaustausch, zum Mitgestalten oder zur konsultativen Befragung). Dabei achte ich darauf, dass die Erwartungshaltung des Gastgebers ergebnisoffen bleibt. Es ist erfolgsbestimmend in Vorbereitung auf das Treffen, dies mit dem Auftraggeber klar zu vereinbaren – sonst ist es nicht die geeignete Methode, siehe auch unten “Die häufigsten Praxisfehler und Missverständnisse”.

Zudem ist diese Auftragsklärung hinsichtlich Ressourcen hilfreich, wenn es darum geht, was mit den Ergebnissen geschehen soll. Das WorldCafé fördert unternehmerisches Denken, ist der (maximale) “Wetteinsatz” bekannt. Es wird wahrscheinlicher, dass die innovativen Ideen auf die Straße gebracht werden können.

Plane ausreichend Zeit für Resümees ein: Lasse die Teilnehmer zum nächsten Tisch wechseln und rege an, dass dort zunächst die Erfahrungen, Einsichten und Ideen untereinander ausgetauscht werden, bevor die neue Frage ins Spiel kommt. Je freier und kreativer sie dies tun können, desto vielfältiger werden die Erkenntnisse für alle zugänglich gemacht. Ein Ausblick und gemeinsamer Abschluss runden das Café ab.

Steht das WorldCafé für sich allein und ist nicht in einen größeren Event-Rahmen eingebettet, sollte in jedem Fall zum Ende des WorldCafés eine Phase der Konvergenz in Form von Verdichten, Clustern und Gewichten anschließen.

Wird gewünscht, dass die Teilgeber Aktionen und Projekte initiieren und aktiv übernehmen, empfiehlt sich noch vor Ort eine konkrete Planung der nächsten Schritte. Ich empfehle dafür – je nach Kontext – eine Perlenlese oder einen strategischen Dialog, da sie die Selbstorganisations- / Selbststeuerungskräfte sowie die Handlungskompetenzen der Gruppe aktiviert.

Unten findest Du Fallbeispiele und dazugehörige Fragen.

Version 3: Multi-Fokus-WorldCafé

Zum (allumfassenden) Oberthema werden Fokus-Themen / Sub-Themen heruntergebrochen. Im Raum verteilt gibt es Tische, die jeweils 1 der Blickwinkel zum Oberthema einnehmen. Die 1-3 Fragen bleiben für alle Runden gleich und bauen idealerweise aufeinander auf. In den Runden werden an allen Tischen ein und dieselben Fragen stets in Bezug vom Fokus-Thema auf das Oberthema erarbeitet.

Diese Vorgehensweise eignet sich beispielsweise, um sämtliche wichtige1 Perspektiven auf das Hauptthema abzubilden und so quasi nichts zu vergessen. Ich arbeite – je nach Gruppengröße – gegebenenfalls noch mit einem oder zwei “Joker”-Tischen bei denen sich der Fokus im Verlauf des WorldCafés herauskristallisiert durch die Arbeit der Gruppen.

Für die Moderation ist wichtig: Der jeweilige Fokus am Tisch soll Teilnehmer*innen darin unterstützen, komplexe und vielschichtige Themenfelder fokussiert abzuarbeiten, ohne sich zu verzetteln in Klein-Klein-Klein bzw. Groß-Groß-Groß.

Ist jeder Tisch klar mit seinem Fokus gekennzeichnet, haben es die Reisenden leichter im Tischwechsel. Ich empfehle, die individuelle Tischwahl daran festzumachen: Kann ich etwas lernen (fragend) oder kann ich etwas beitragen (wissend). Beide Sichten sind wichtig.

[ 1 ] vom Gastgeber / Auftraggeber vorgegeben.

Unten findest Du Fallbeispiele und dazugehörige Fragen.

Version 4: Knowledge-Café

Das Knowledge-Café ist eine Weiterentwicklung des Multi-Fokus-Cafés. Hierbei kommt der*dem Tisch-Gastgeber*in eine besondere Rolle zu: Sie*Er ist auf irgendeine Weise “Expertin*Experte” (Wissenschaftler*in / Anwender*in / Vorbild o.ä.) für das Tisch-Thema. Am Tisch berät, coacht und moderiert sie*er die Gruppe und unterstützt sie darin, ihre Essenz zur gestellten Frage der Runde zu finden.

Ganz wichtig: Sie*er gibt nicht die Lösung vor, sondern steht mit ihrer*seiner Expertise dem Team unterstützend zur Verfügung! Dies setzt für diese Person ein hohes Maß kommunikativer Fähigkeiten und Gelassenheit dem Thema gegenüber voraus. Es ist jedoch eine wunderbare Methode, in partizipativen Veranstaltungen Ungeübte in der Moderation ihrer Gespräche zu unterstützen.

Unten findest Du Fallbeispiele und dazugehörige Fragen.

Mit gewähltem Rahmen für Dein WorldCafé ist nun das Spielfeld abgesteckt und wir können uns den Inhalten sowie der Gestaltung näher widmen:

Wie formuliere ich gute Fragen an das WorldCafé?

Die Qualität der Fragen entscheidet darüber, worauf die Intelligenz der Menschen im Verlauf des WorldCafés gelenkt wird. Eine der Herausforderungen in der Moderation ist es daher, kluge Fragen zu formulieren. Fragen, auf die wir die Antworten nicht kennen. Fragen, die jedoch wichtig für uns und die Teilnehmer sind. Erarbeiten wir uns vorab die relevanten Fragestellungen, werden Achtsamkeit und wohlüberlegtes Vorgehen tiefgreifende Ergebnisse bringen.

Die Fragen müssen daher einerseits konkret und einfach verständlich, im Ergebnis jedoch offen sein. Offen für die vielfältigen Perspektiven. Offen bezüglich ihrer Realisierbarkeit. Offen für die Interpretation der Teilnehmer am WorldCafé. Offen in ihrer Fragestellung (keine geschlossenen Fragen).

Ein WorldCafé kann nur eine einzige Fragestellung oder auch mehrere, aufeinander aufbauende Fragen untersuchen. Sie unterstützen als logische Weiterentwicklung des WorldCafé-Themas die gemeinsame Entdeckungsreise durch mehrere Runden des Dialogs. In vielen Fällen geht es in Cafés in gleichem Maße um das Entdecken und Untersuchen kraftvoller Fragen wie um das Finden effektiver Lösungen.

Achte darauf, die wirklich relevanten Fragen zu stellen. Was brennt den Teilnehmern bezogen auf das Alltagsgeschäft oder die Weiterentwicklung der Firma unter den Nägeln? Welche Fragen liefern ihnen Ideen mit Blick auf den weiteren Tagungsverlauf?

Gute Fragen sind spannend formuliert. Sie laden zu tiefen Dialogen ein und wecken die Neugier der Teilnehmenden. Eine kraftvolle Frage …

  • ist einfach und klar.
  • ist provokativ.
  • konzentriert sich auf die Erforschung eines Themas.
  • bringt unbewusste Annahmen an die Oberfläche.
  • öffnet neue Perspektiven.

Kniff für Meister*innen

Erarbeite Dir ein eigenes Bild von dem, was entstehen soll. Hast Du Dein Bild, werfe es weg (am besten tatsächlich das Papier zerknüllen und in den Papierkorb werfen – das hilft im Loslassen)! Schaue Dir nun an, wie Du auf das Bild gekommen bist. Welche Fragen hast Du Dir gestellt? Welchen Rahmen und Kontext hast Du angenommen. Das sind die Fragen, die Du an die Gäste des WorldCafé weitergibst und dann neugierig schaust, was mithilfe der Gruppendynamik passiert.

Gute Fragen implizieren nicht unmittelbar darauf folgende Aktionsschritte oder Problemlösungen. Fragen an die Teilnehmer eines WorldCafé stoßen das gemeinschaftliche Untersuchen und Entdecken an – statt Bewertung und “schon wissen, wie’s geht”. Tauchen neue Ideen und Möglichkeiten auf, hast Du eine gute Frage gefunden. Gehe gern vorab auf Schlüsselpersonen zu, um zu sehen, ob sie interessiert und energiegeladen bleiben.

Lassen sich Impulse in ein WorldCafé integrieren? Wie?

Ja. Schaue am besten mal unter dem Punkt “Strategie”-WorldCafé oben — insbesondere die Kniffe sind hier für Dich interessant.

Kniff für Meister*innen: Achte darauf, dass auch die Keynotes und Impulse interaktiv gestaltet sind. Keine drögen Monologe! Beachte: Räume nach den Gesprächsrunden eine Phase ein, in der die eigenen Entdeckungen und Erkenntnisse der Gruppe im gesamten Plenum mitgeteilt werden können. Es passiert genau in diesen großen, offenen Mitteilungsphasen, dass Muster identifiziert werden, das kollektive Bewusstsein wächst und Möglichkeiten zum Handeln auftauchen. Idealerweise ergänzen Impulse diese Schwarmintelligenz um weitere Einblicke.

Worauf sollte ich in der Vorbereitung und bei der Einladung achten?

Zeit und persönliches Engagement ist unser höchstes Gut. Gehe sorgfältig damit um, wie viel Du von anderen einforderst. Mache daher allen klar, auf was sie sich einlassen – entscheiden sie sich, am WorldCafé teilzunehmen.

Gerade Moderator*inn*en / Veranstalter*innen, die mit partizipativen Veranstaltungsformaten nicht vertraut sind, und/oder es mit Menschen zu tun haben, die diese Form der Kollaboration / Kooperation nicht kennen, sind zumeist unsicher, wie viel sie vom Event-Konzept vorab bekannt machen. Eine allgemeingültige Antwort gibt es darauf nicht.

Mein bester Rat:

  1. Vertraue auf das Format. Es ist seit 1995 mehrfach weltweit erprobt.
  2. Bleibe authentisch, ehrlich, offen – und konsequent in der Umsetzung. Insbesondere Letzteres ist wichtig. Siehe dazu unten “Die häufigsten Praxisfehler und Missverständnisse”.

Warum also nicht in der Einladung die Methode (kurz) erklären und zum Mitgestalten auffordern? Dazu aufrufen, sich auf das Format einzulassen und den Nutzen herausstellen? Die Richtigen werden kommen.

Worauf sollte ich in der Moderation vor Ort achten?

Ein WorldCafé ist ergebnisoffen. Nimmst Du eine optimistische, freundliche Grundhaltung ein, überträgt sich das auf die Teilnehmer*innen. Sei ein*e gute*r Gastgeber*in des Cafés. Auch unausgesprochen förderst Du so die Motivation und Freude am Arbeiten an den von Euch gewählten Themen.

Bitte beachte: Das gilt von Anfang bis Ende.

  • Für öffentliche WorldCafés lasse den Teilnehmer*inne*n das Ende komplett frei. Das individuelle Erleben ist das “Ergebnis” an sich.
  • Ist das WorldCafé in einen größeren Rahmen eingebettet (eine Veranstaltung oder als Teil von Transformationsprozessen in Deiner Organisation) empfehle ich nach dem WorldCafé eine Perlenlese, BarCamp, Open Space oder einen offenen Dialog (Reflexionsrunde) – je nachdem, worauf ihr mit der Methode WorldCafé hinarbeitet.

Grundsätzlich gilt: Mache klare Ansagen zu folgenden Fragen der Teilnehmer:

  • Worum geht es hier und heute?
  • Was sind die Ergebnisse? Was soll dabei rumkommen?
  • Was ist meine Rolle / Aufgabe?
  • Wie kann ich mich einbringen?
  • Wie läuft das heute hier ab?

Ich erläutere in der Regel zuerst die Methode, gehe dann den Ablauf kurz durch. Anschließend beschreibe ich die Rollen & Aufgaben und wie die Ergebnisse gesammelt werden.

Kniff für Meister*innen

Mache den Teilnehmenden klar, dass Du die*der Moderator*in dieses WorldCafés bist und den Hut aufhast, wenn es um die Moderation geht. Je gefestigter Dein Bild von Dir als “Kaffeehaus-Gastgeber*in” ist, desto einfacher machst Du es den Teilnehmer*inne*n, Dich zu verstehen und Dir im Prozess zu folgen.

Dafür ist mir ebenfalls hilfreich, mich zu fragen, wie gut die Teilnehmer*innen mit Methoden der Selbststeuerung und Selbstorganisation vertraut sind. Eine tendenziell eher ungeübte Gruppe führst Du mit klaren Ansagen und eng im Gestaltungsrahmen. Je selbstorganisierter die Beteiligten bereits arbeiten können, desto mehr Freiräume und Autonomie kannst (und solltest) Du den Teilnehmer*inne*n geben.

Weitere Anregungen – mehr aus der “Tu es nicht”-Ecke – findest Du unten unter “Häufigste Praxisfehler und Missverständnisse”.

Wie dokumentieren wir ein WorldCafé?

Wovon ich abrate, sind Versuche, WorldCafés als (lineare) Protokolle festhalten zu wollen. Das wird weder der Kreativität der Menschen noch dem Format gerecht. Nutze stattdessen auch hier das kollektive Potenzial und baue auf Mitwirkung und Teilgeben:

… direkt vor Ort

Wenn wir genau hinhören und auf die Themen, Muster und Erkenntnisse achten, beginnen wir, die Verbindung zum größeren Ganzen zu spüren. Direkt während des WorldCafés schreiben, zeichnen, skizzieren die Teilnehmer ihre Gedanken und Lösungen auf Papiertischdecken. Ideen werden verbunden und vernetzt.

Nach einigen Gesprächsrunden ist es hilfreich, eine Konversation mit der gesamten Gruppe zu initiieren. Dies gibt der Großgruppe die Möglichkeit, sich mit den Themen und Fragen zu verbinden, die jetzt überall im Raum präsent sind. Idealerweise wird dies durch “visual reporting” (Sketchnotes auf Flipcharts oder Wandtapete) unterstützt. Auf diese Weise entsteht ein Konzentrat der zahlreichen Notizen von den Tischen. Das trägt dazu bei, dass die Erkenntnisse stärker verankert und in den Alltag übertragen werden.

… direkt vor Ort und online/live?

Es gibt zahlreiche partizipative Veranstaltungen, die mit SocialWalls die Erkenntnisse der Gruppe nach außen in die virtuelle Community tragen – und von dort Impulse erhalten. SocialWalls binden Social Media auf einer “Wand” ein: Twitter, Facebook, Instagram, Pinterest.

Dafür braucht es einen möglichst kurzen, knackigen, eingängigen Hashtag. Insbesondere bei Großveranstaltungen entsteht so eine neue Ebene der Kommunikation, die es denen ermöglicht, am Dialog teilzuhaben, die nicht vor Ort sein können. Auch sie verbinden sich mit der Gruppe und es wächst ein Zusammengehörigkeitsgefühl.

Kniff für Meister*innen

Prüfe, dass Dein Hashtag nicht anderweitig verwendet wird. Suche Dir lieber einen anderen als Verwirrung unter Deinen Teilnehmern (vor Ort wie virtuell) zu sorgen, wenn sich der Hashtag mit einer anderen Gruppe vermischt.

Kritische Anmerkung: Ich sehe diese Form der Live-Dokumentation für WorldCafés als zweischneidig: Einerseits ist es eine Bereicherung. Andererseits entstehen intensive, tiefgreifende Gespräche erst durch den persönlichen Austausch, bei dem man sich gegenseitig in die Augen (und nicht auf’s Smartphone) schaut. Soll es eine echte Live-Dokumentation sein, müssen die Menschen online sein (und sei es über das örtliche WLAN) – wodurch weitere Ablenkung zu ihnen kommt in Form von Benachrichtigungen usw. Das lässt sich heutzutage nicht verhindern (außer durch einen Standort komplett ohne Internet-Empfang vielleicht). Es ist daher wichtig, einen gemeinsamen Weg zu finden, mit diesen Ablenkungen umzugehen. Auch hier gilt: Vertraue auf Deine Teilgeber*innen am WorldCafé.

… nach dem WorldCafé

Nach dem WorldCafé können die Tischdecken abfotografiert und/oder ausgehängt werden (z. B. auf Wäscheleinen oder mit Kreppband an Wände). Idealerweise haben die Teilnehmer*innen auch später noch die Gelegenheit, daran vorbeizugehen (live oder virtuell) und den ein oder anderen Impuls / Lösungsansatz anzuschauen und auf sich wirken zu lassen.

Soll mit den Ergebnissen weitergearbeitet werden, empfiehlt es sich, nach dem WorldCafé weitere Methoden anzuwenden. Beispielsweise eignen sich stattys hervorragend, um Stichworte zu neuen Clustern zusammenzustellen und so aktiv mit den Ideen zu arbeiten, sie immer wieder auf’s Neue zu verknüpfen.

Darüber hinaus ist es für die Teilnehmer*innen eine gute Erinnerung, werden Fotos oder Filme von den Runden gemacht. Insbesondere im Zusammenhang mit Transformationsprozessen sind dies wichtige Elemente, die eigene Firmen- / Organisationsgeschichte festzuhalten und Entwicklungsschritte zu dokumentieren (Narration / Storytelling).

Manche Cafés gestalten eine Zeitung, ein Foto-, Bilder- oder ein Geschichten-Buch, um die Ergebnisse den Teilnehmer*inne*n oder auch einem größeren Publikum zugänglich zu machen.

Aufbau, Werkzeuge und Rahmen für ein WorldCafé

Worauf sollte ich bei der Raumwahl achten?

Ob Du einige Dutzend oder mehrere Hundert Menschen in einem Raum zusammenbringst – gestalte eine Umgebung, die Gefühle von Ungezwungenheit und Vertrautheit schaffen. Schon wenn Deine Gäste eintreffen, sollten sie spüren, dass dies kein gewöhnliches Treffen ist.

Wenn möglich, wähle einen Raum mit Tageslicht und Blick nach draußen. Dies schafft eine einladende Atmosphäre.

Der Raum sollte groß genug für alle sein. Das Kaffeehaus-Setting erfordert mehr Platz als bei Konferenzbestuhlung. Gehe eher von 3 bis 4 qm pro Person aus.

Achte auf die Akustik. Vermeide hallende Räumlichkeiten – auch bei kleineren Gruppen. Es kostet zu viel Kraft zuzuhören. Ein eher stumpfer Raum erleichtert den Dialog hingegen sehr. Notfalls behelft Euch mit Stoffbahnen, Pflanzen und einladend gestalteten, akustischen Raumteilern (Filz oder ähnlich).

Wie baue ich ein WorldCafé auf?

Der komplette Aufbau und die Einrichtung des WorldCafés zielen darauf ab, die Menschen als Ganzes willkommen zu heißen und eine wertschätzende Kommunikation zu unterstützen.

Verteile kleine(!) Café-Haus-Tische mit 4 … 5 Plätzen. Weniger als 4 bieten nicht genug unterschiedliche Blickwinkel, mehr als 5 limitieren den Raum für Interaktion unter den Teilnehmer*inne*n.

Lasse die Menschen sitzen. Verwende Stehtische nur, wenn es nicht anders geht abhängig vom Gesamtsetting und der Kondition der Teilnehmer*innen. Denke auch daran, Menschen mit Behinderung (sehen, hören, stehen, bewegen usw.) sinnvoll zu integrieren.

Arrangiere die Tische in einer lockeren, zufälligen Anordnung, nicht als eng gestellte Reihen. Denke eher an ein Straßencafé, das bereits einige Stunden geöffnet und gut frequentiert ist.

Achte darauf, dass der Raum groß genug ist, dass sich die Menschen frei bewegen können und wohl fühlen. Für eine angenehme Atmosphäre sorgst Du mit guter, warmer Beleuchtung und viel frischer Luft. Wenn der Veranstaltungsort es erlaubt, stelle eine Kerze auf jeden Tisch. Nicht geeignet ist Neon-Beleuchtung. Wenn Tageslicht nicht in ausreichendem Maße gegeben ist, helfen Deckenfluter oder Stehleuchten.

Um die Lockerheit und Gemütlichkeit einer Kaffeehaus-Atmosphäre zu schaffen, kannst Du zum Beispiel:

  • Kaltgetränke1, Kaffee und Tee ausschenken2
  • Snacks, Gebäck und Süßigkeiten verteilen2
  • für eine angenehme, freundliche Beleuchtung sorgen
  • Hintergrundmusik nutzen
  • Pflanzen im Raum platzieren3
  • Bei Bedarf für größere Gruppen: Raumteiler und Stoffbahnen zur Verbesserung der Akustik einsetzen

[ 1 ] 9,5 Mio. Menschen in Deutschland konsumieren Alkohol in gesundheitlich riskanter Form. Keinen Alkohol auszuschenken ist also kein Mangel an guter Gastgeberschaft, sondern Gesundheitsprävention. (Quelle und mehr Informationen: Alkoholatlas Deutschland, Herausgeberin: Drogenbeauftragte der Bundesregierung, 19.10.2017)
[ 2 ] Achte darauf, dass den Teilnehmern noch ausreichend Platz auf den Tischen bleibt, Ideen und Ergebnisse zu notieren ;-)
[ 3 ] Zusatznutzen von Raumpflanzen: Sie dämpfen die Lautstärke und schaffen ein angenehmes Raumklima auch bei vielen Menschen.

Welche Werkzeuge und Materialien werden benötigt?

Das schwarze Elixier

Ganz wichtig für ein Café: Klar, guter(!) Kaffee. Sorge für Kaffeegenuss, der diesen Namen verdient. Echte Café-Gäste mögen keinen abgestandenen Kaffee aus Thermoskannen. Denke auch an die Tee-Trinker und stelle eine schöne Auswahl an schwarzem, grünem Tee, Früchte-, Kräuter und Yogi-Tees zusammen.

Kniff für Meister*innen:

Biete Bio-Kaffee und Bio-Tees aus FairTrade an. Auch damit setzt Du ein Zeichen der Wertschätzung.

Material für die Kreation

Bedecke alle Tische mit gut beschreibbaren Papier-Tischdecken (nicht gewachst oder lackiert, darauf achten, dass die Stifte nicht auf die Unterlage durchfärben). Je nach Tischgröße eignet sich zum Beispiel Flipchart-Papier oder die Papierbahnen von Visual Reportern.

Verwende unbedruckte Papierbögen. Recycling-Papier setzt auch hier wieder ein Zeichen in Sachen Nachhaltigkeit, zumal Du in Summe recht viel Blätter benötigen wirst. Sei dabei nicht geizig.

Zusätzlich empfiehlt es sich, Karteikarten (DIN A6 oder A7) zum Notieren der Fragen und persönlicher Notizen auf die Tische zu legen (idealerweise als bunte Mischung).

Pro Person je 1 Whiteboard-/Flipchart-Marker in unterschiedlichen, gut lesbaren Farben je Tisch verteilen: schwarz, blau, rot, grün, … (Tipp: Nicht ideal sind Gelb oder Neon. Da Wachsmalstifte bei längerer Lagerung anfangen unangenehm zu stinken, nutze ich sie ebenfalls nicht mehr).

Material für die Moderation

Es reicht aus, die Frage(n) mündlich zu stellen und die Gruppen zu bitten, sich die Aufgabe jeweils zu notieren. Dies hält die Konzentration der Teilgebenden an den Tischen und in ihren intensiven Gesprächen.

Ich stellte jedoch in der Umsetzung vor Ort fest, dass es ganz hilfreich ist, wenn die Teilnehmer*innen aus der Diskussion aufschauen können und die zentrale Frage der Runde öffentlich sehen (Flipchart oder Beamer). Daher ist eine zentrale “Bühne” für die Moderation hilfreich – entweder in der Mitte oder an einer für alle gut einsehbaren Seite.

Je nachdem wie sattelfest Du im Moderieren bist, nimm Dir einen Gong oder lustigen Klingelton vom Smartphone zu Hilfe, wenn es darum geht, die Tischwechsel einzuläuten. Brauchst Du aber nicht. Es gibt einen sehr einfachen Trick, den Fokus einer großen, untereinander diskutierenden Gruppe wieder auf Dich als Moderator zu lenken. Ich beschreibe ihn via Großgruppen-Methoden für Lebens- & Arbeitswelten mit Zukunft: Wie schaffe ich mir in Großgruppen Gehör?

Ist der Anteil der WorldCafé-Newbies besonders hoch, empfiehlt es sich, ggf. die WorldCafé-Etikette auszulegen / aufzustellen (siehe oben).

Checkliste Aufbau
  • Tische (Zahl der Personen durch 4)
  • Stühle (Zahl der Personen plus 5 – 10%, jedoch nicht mehr als 5 pro Tisch)
  • WorldCafé-Aufsteller (mit Etikette)
  • Papier-Tischdecken (gut beschreibbar, ohne Bedruckung)
  • Karteikarten, unterschiedliche Farben (DIN A6 oder A7)
  • Marker, verschiedene Farben (empfohlen: edding 300 oder vergleichbar, Zahl der Personen plus 5 – 10%, mindestens 1 Stift pro Person)
  • Namensschilder für die Teilgeber*innen (Lanyard + Pappe oder Kreppband)
Checkliste Café
  • Verpflegung – vor allem guter(!) Kaffee & Tee (Getränke / Essen)
  • Catering-Equipment (Geschirr, Besteck, …)
  • Blumen oder kleine Gestecke auf den Tischen
  • Pflanzen im Raum
  • angenehme Beleuchtung (wenn möglich: Kerzen für die Tische)1
  • Musik (Musik-Auswahl, Abspielgerät, Lautsprecher, Stromversorgung)
  • Raumteiler
  • Stoffbahnen (sofern gebraucht)
  • Essig und Putztuch, um ggf. auf die Tische durchgeflossene Tinte der Marker wieder rückstandslos zu entfernen

[ 1 ] Achtet unbedingt auf den Brandschutz.

Packliste Moderation
  • Deine Fragen ;-)
  • Gestaltungsrahmen für das WorldCafé (sofern vom Auftraggeber eingegrenzt)
  • Deine Notizen so wie Du sie brauchst
  • 1 Flipchart
  • Stehpult oder kleiner Tisch (Laptop / Notizen)
  • Mikrofon und Sound-Anlage (sofern gebraucht)
  • Beamer (falls nötig)
  • optional: Gong oder (lustiger) Klingelton zum Ein- und Ausläuten der Runden
  • Equipment für Visual Reporting für das Gesamt-Resümee
    (so wie gebraucht in Bezug auf das weitere Veranstaltungsdesign)
Packliste Teilnehmer*innen
  • gute Laune ;-)
  • angenehme Kleidung (business casual)
  • Visitenkarten
  • optional: Schreibzeug für eigene Notizen (nach dem WorldCafé)

WorldCafé Fallbeispiele

WorldCafés eignen sich wie bereits oben geschrieben für vielfältige Gelegenheiten, wenn es darum geht, gemeinsam mit anderen Themenstellungen zu erkunden, innovative Lösungsansätze zu finden und Wissen wie Erfahrungen auszutauschen.

Meine Mentees und ich setzten WorldCafés beispielsweise schon ein, …

  • zur Produkt-Entwicklung gemeinsam mit Kunden.
  • als Teil einer Fachtagung.
  • als Teil des Kunden / Partner-Dialogs.
  • zur Vernetzung unter Kollegen und Integration neuer Mitarbeiter.
  • als Teil einer firmeninternen Konferenz.
  • als Form des Erfahrungsaustausches unter Trainern.
  • als Maßnahme zum Know-how-Transfer.
  • zum Erarbeiten konkreter Ideen zur Verbesserung der (internen) Verbandsarbeit.

WorldCafé Konzepte &
Fallbeispiele aus unserer Praxis

Aus der unternehmerischen Umsetzung sowie aus Gesprächen und dem Coaching / Mentoring für kleine und mittelständische Unternehmen sammeln wir hier Anwendungsfälle für WorldCafés. Die einzelnen Fallbeispiele sollen so konkret wie möglich und so anonymisiert wie nötig sein, um Inspiration und Anregungen für die Praxis bieten zu können.

Deine Ausgangssituation ist nicht dabei beziehungsweise Dein Bedarf noch nicht gedeckt? Du möchtest kommentieren, ergänzen, weiterentwickeln? Sehr gern! Schreibe mir oder buche direkt einen Termin in meinem Kalender. Vielen Dank.

WorldCafé zur Vorbereitung eines Firmen-Jubiläums-Jahrs


veröffentlicht: 2017-11-06
letztes update: 2019-11-05

Die häufigsten Praxisfehler und Missverständnisse

Jedes Veranstaltungsformat hat seine “Reinform” als Methode und muss an die jeweiligen Rahmenbedingungen und örtlichen wie personellen Gegebenheiten angepasst werden. Wird das Format jedoch zu sehr verfälscht, führt das zu Frustration auf allen Seiten.

Es ist schade für alle Beteiligten, wenn wirksame Methoden weit hinter ihren Möglichkeiten zurückbleiben, nur weil sie „in guter Absicht“ oder aus Unwissenheit soweit verändert wurden, dass sie mit dem Original nichts mehr gemein haben.

Hier meine Tipps, auf was Du achten, was Ihr als Gruppe vermeiden bzw. besser machen solltet:

Verpackung und Inhalt stimmen nicht überein

Wo WorldCafé draufsteht, sollte auch WorldCafé drin sein. Zu oft werden alte Veranstaltungsformate ein bisschen mit neuer Farbe (z. B. nur dem Namen) versehen und dann als interaktive Dialogformate verkauft. Mach’s nicht. Es ist unprofessionell und fällt letztlich auf Dich bzw. Euch zurück.

Kniff für Meister*innen

  • Frage beim Auftraggeber so lange nach, bis Du verstanden hast, welche Wünsche er an die Veranstaltung und welche Fragen er an die Teilnehmer*innen hat. Prüft daraufhin gemeinsam, ob das Format wirklich das geeignete ist.
  • Schau Dir oben die Grundprinzipien an. Sind diese mindestens erfüllt und haltet ihr Euch an den Ablauf mit den Runden?
  • Prüfe Deine Haltung gegenüber dem hier zugrundegelegten Welt- und Menschenbild. Gehst Du d’accord oder hast Du Widerstände? Suche Dir ggf. ein geeigneteres Event-Format.
  • Keine halben Sachen. Vertraue auf das Format. Es ist – richtig angewandt – vielfach in der Praxis bewährt.
Die Tisch-Gastgeber verfolgen vor Ort ihre eigene (versteckte) Agenda

Ein gut moderiertes WorldCafé steht und fällt mit klugen Fragen und dem offenen Dialog der Gäste. Dafür ist notwendig, dass sich alle Teilnehmer darauf einlassen, keine Sonderrollen einzunehmen oder mittels egoistischer Exkursionen das Setting zu unterwandern.

Eigene Fragen sind erlaubt und erwünscht, solange sie dem gemeinsamen Erkunden des Themenfeldes dienen. Dazu gehört ein gewisses Maß an Demut und Wertschätzung den Menschen gegenüber. Was auch bedeutet, sich auf das Grundprinzip von Augenhöhe einzulassen.

Kniff für Meister*innen

Gehe während der Fragerunden im Raum umher und schenke den Diskussionen Dein Ohr. Sollte Dir dabei egozentrisches Agieren auffallen, greife lenkend ein. Weise freundlich aber bestimmt auf die gestellte Aufgabe(n) hin, unterbreche gegebenenfalls den Redefluss eines Redners oder den Schlagabtausch von Zweien.

Extrovertierte und Introvertierte zusammen – das klappt doch nie?!

Stimmt – zumindest, wenn die einen ohne Rücksicht auf Verluste einfach drauflos alles zuquatschen und sich die anderen beleidigt zurück ziehen und nur noch mit verschränkten Armen vor dem Bauch schweigen.

Extrovertierte können ein WorldCafé nutzen, sich im aktiven Zuhören zu üben. Introvertierte haben die Chance, ihre Gedanken auszusprechen und sich zu öffnen. Gebt allen dazu Gelegenheit, Eure individuellen Grenzen auszudehnen. Lasst Euch auf den Lernprozess ein. Übung macht die*den Meister*in ;-)

Kniff für Meister*innen

Wichtig ist, das Tempo aus den Diskussionen rauszunehmen. Das gelingt vor allem dadurch, Ruhe ins WorldCafé zu bringen. Zuhören, um zu verstehen – nicht um zu erwidern oder gar andere zu überzeugen oder zu missionieren.

Als Hilfestellung für die Tischrunden kann mit einem “Redestab” (talking stick) gearbeitet werden. Dazu eignet sich zum Beispiel schon einer der ohnehin am Tisch vorhandenen Stifte. Dieser wird von der Person, die reden möchte, vor sich hingestellt. Dies sollte für alle am Tisch das Signal sein, ihr*ihm Redezeit einzuräumen – in ihrem*seinem Denk- und Sprechtempo.

Freie Wahl zwischen Gastgeber*in und Reisender*m?

Gerade in Unternehmen neigen Organisator*inn*en von interaktiven Großgruppen-Formaten dazu, nichts dem Zufall zu überlassen. Sie versuchen, so viel Einfluss wie möglich auf die Ergebnisse zu nehmen. So ernte ich regelmäßig ungläubige Gesichter, wenn ich sage, dass die Teilnehmer*innen ihre Rollen vor Ort und spontan selbst wählen (nachdem sie eine kurze Einführung erhalten haben).

Dahinter steckt die Skepsis, dass die Menschen die Rollen nicht in der Form ausfüllen (können) werden, die mit ihnen verbunden sind. Und genau diese Skepsis spüren Menschen. Es entmachtet sie von Selbstwirksamkeit, verunsichert sie. Eine selbsterfüllte Prophezeiung. Und das, was wir nicht haben wollen.

Daher: Vertraue in das Format. Vertraue in die Menschen. Es ist weltweit bewährt, funktioniert interkulturell wie auch interdisziplinär von Jung bis Alt. Und je öfter wir Großgruppen-Methoden wie das eines WorldCafés üben, desto patenter werden die Beteiligten – ein kollektiver Lernprozess, der auch der Gesellschaft seinen Dienst erweist.

Zum Hintergrund von WorldCafés

WorldCafés entstanden 1995 im Wohnzimmer von Juanita Brown und David Isaacs. Damals trafen sich 24 Menschen aus 7 verschiedenen Ländern aus der ganzen Welt zu einem strategischen Dialog über “Intellektuelles Kapital”.

Geplant war, sich unter der kalifornischen Sonne im Garten auszutauschen. Als es zu regnen begann, zogen sich die Teilnehmer*innen ins Wohnzimmer zurück. Eilig trugen sie kleine Tische zusammen. Mangels Tischdecken bedeckten sie sie mit Flipchart-Papier und dekorierten sie mit Blumen.

Vertieft in die Gespräche, kritzelten die Gäste erste Ideen auf das Papier. Nach einiger Zeit sagte jemand, er sei neugierig, was wohl an den anderen Tischchen gesprochen wird, und regte an, sich neu zu mischen.

Die Gespräche gingen nach dem Wechsel weiter. Nach einer weiteren Stunde wechselten sie erneut. Anschließend versammelten wie sich in einem großen Kreis, betrachteten die auf dem Boden ausgelegten “Tischdecken” und zogen Résumé. Dabei erkannten sie, dass sie nicht nur kluge Lösungen für ihr Thema, sondern auch eine kreative Vorgehensweise für Schwarmintelligenz gefunden hatten.

Diese Vorgehensweise für Gespräche in Großgruppen zu wesentlichen Fragen trugen sie zurück in ihr Umfeld und so war der Grundstein für die internationale WorldCafé-Bewegung gelegt. 2007 fand dann das erste internationale WorldCafé in Dresden statt:

Weiterführende Informationen und Links

Für meine eigene Klarheit rund um WorldCafés fand ich Inspiration in internationalen Communitys, über Beiträge im Internet und vieles mehr. Hier eine Sammlung ohne Anspruch auf Vollständigkeit. Ich freue mich über weitere Anregungen, Links und Quellen. Sende mir eine Nachricht. Vielen Dank.

Internationale WorldCafé-Bündnisse
und Communities

Medien & Blogosphäre

Methode & Veranstaltungsformat

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